Standaryzacja zgodnie z zasadami Lean Management w miejscu pracy
Krótko mówiąc, Lean Management to filozofia zarządzania, której zastosowanie prowadzi do eliminacji marnotrawstwa, czyli wszelkich prac, które nie przynoszą bezpośrednich wartości przyczyniających się do wzrostu jakości pracy. Obecnie, metoda ta jest szeroko rozpowszechniona w wielu różnych branżach ze względu na swoją uniwersalność zastosowania. Sprawdzi się więc w dowolnym biznesie lub procesie, od produkcji po marketing i tworzenie oprogramowania.
Filozofia zarządzania Lean dysponuje wieloma narzędziami, a jednym z najważniejszych jest odpowiednia standaryzacja pracy. Z pewnością sprawdzi się również w Twoim biznesie. Przeczytaj nasz krótki poradnik i wprowadź metody skutecznego zarządzania w swojej firmie.Spis treści
1. Czym jest standaryzacja pracy?
2. Jakie są korzyści wynikające ze standaryzacji pracy?
3. Jakie są konsekwencje braku standaryzacji pracy?
4. Jak wdrożyć standaryzację pracy w swojej firmie?
5. Narzędzia przydatne podczas wdrażania standaryzacji pracy
6. Jaka lektura będzie przydatna podczas wdrażania standaryzacji?
Czym jest standaryzacja?
Standaryzacja jest jedną z podstawowych zasad Lean Management. Wspiera proces doskonalenia pracy oraz poprawy stabilności procesów produkcyjnych i usługowych. Dzięki niej łatwiej obserwować procesy, mierzyć je, zauważać rozbieżności i ujawniać problemy. Standaryzacja pracy to również czwarty krok we wdrażaniu techniki 5S. Określa on standardy przestrzegania trzech pierwszych kroków metody 5S (selekcja, systematyka, sprzątanie), poprzez stworzenie wizualnych instrukcji, dzięki którym zmiana stanowiska przez pracownika oraz wdrożenie go do pracy przebiegną szybko oraz bez niepotrzebnych zakłóceń.
W systemach Lean Management standaryzacja ma kilka podstawowych zastosowań, takich jak organizacja miejsca pracy, wizualizacja zadań oraz procesów, a także zarządzanie czasem taktu. Omówmy je wszystkie, aby lepiej zrozumieć cel standaryzacji Lean Management.
Organizacja miejsca pracy
Odpowiednio przygotowane miejsce pracy to nieodzowny element dobrze wykonanych zadań. Warunki takie jak bezpieczeństwo, ergonomia i odpowiednia organizacja mają ogromny wpływ na efektywność i jakość pracy pracowników. Właściwą organizacją miejsca pracy w metodzie Lean Management zajmuje się wyżej wspomniane narzędzie, czyli 5S. Jakie są jego standardy?
- Selekcja [Seiri]
- Systematyka [Seiton]
- Sprzątanie [Seiso]
- Standaryzacja [Seiketsu]
- Samodyscyplina i doskonalenie [Shitsuke].
Trzy pierwsze „S” podpowiadają nam, w jaki sposób zaprowadzić porządek na stanowisku, określają również system, jakim będziemy się posługiwać. Dwa ostatnie „S”, czyli standaryzacja oraz samodyscyplina, podpowiadają, jak ten system utrzymać i doskonalić.
Wizualizacja
Wizualizacja to jeden z głównych standardów utrzymania ładu oraz porządku na stanowiskach pracy. Ma ona za zadanie zapewnić komfortowy i łatwy dostęp do najpotrzebniejszych narzędzi, akcesoriów oraz materiałów. Dzięki wizualizacji zdecydowanie szybsze oraz łatwiejsze jest wdrożenie nowego pracownika czy też zastąpienie innego w przypadku jego nieobecności. Istotne jest też zmniejszenie ryzyka popełniania błędów poprzez używanie niewłaściwych narzędzi oraz dokumentów. Przydatne podczas wizualizacji okażą się specjalne tablice, taśmy oraz etykiety, które ułatwiają oraz wizualizują odpowiednie schematy działań i zachowań.
Standaryzacja pracy
Standaryzacji możemy poddać wszystkie procesy, które są powtarzalne oraz dają się opisać. I chociaż mogłoby się wydawać, że wyżej wymieniony warunek powtarzalności dyskwalifikuje procesy, które powtarzają się rzadziej oraz niecyklicznie - nie jest to stwierdzenie prawdziwe. Dany proces może nie powtarzać się w danej godzinie bądź dniu, ale już w skali roku pojawiać się wielokrotnie. Podobnie rzecz ma się w wypadku procesu, który może nie powtórzyć się dla konkretnego pracownika, ale dla innych już tak. Standaryzacji pracy możemy więc poddać każdą czynność oraz proces, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że nie jest ona konieczna. Wdrożenie pracy standaryzowanej będzie miało mocno zauważalny wpływ na ich działanie. Dzięki niej uzyskamy więc korzyści, takie jak wyznaczenie standardów kolejności czynności oraz stosowanych maszyn, stabilizację warunków pracy, ułatwienie w rozwiązywaniu problemów a także skrócenie czasu potrzebnego na wyszkolenie nowych pracowników.
Zarządzanie czasem taktu
Czas taktu definiuje, jak często linię produkcyjną powinien opuszczać gotowy produkt, abyśmy mogli zaspokoić wymagania naszego klienta. Jednak czas taktu nie znajduje zastosowania jedynie w firmach produkcyjnych. Możemy wprowadzić go w każdym innym biznesie, na przykład w sektorze usługowym, odnosząc czas taktu do ilości zapytań klienta bądź ilości koniecznych do przetworzenia dokumentów. Obliczenie czasu taktu umożliwia nam stworzenie balansu w pracy, tak aby zniwelować niepotrzebne obciążenia, eliminować marnotrawstwo czasu oraz by określić punkt odniesienia niezbędny do spełniania wymagań klienta bądź pracodawcy.
Aby obliczyć czas taktu (na przykładzie firmy produkcyjnej), potrzebujesz następujących danych:
- dostępny czas pracy (wyrażony w sekundach),
- wielkość zamówień klienta (w sztukach).
Czas taktu obliczany jest jako stosunek czasu pracy dostępnego podczas jednej zmiany do liczby zamówień przypadających na jedną zmianę. Pamiętaj jednak, że raz obliczony czas taktu nie jest stały, ponieważ rynek jest bardzo dynamiczny. Dlatego wraz ze wzrostem sprzedaży czy też zmianą wymagań klientów należy go zweryfikować - na przykład raz w miesiącu.
Jakie są korzyści wynikające ze standaryzacji pracy?
Krótko mówiąc - standaryzacja pracy prowadzi do uzyskania lepszych wyników. Dzieje się tak dzięki temu, że podczas analizy standardów panujących w naszym biznesie zaczynamy dostrzegać pewne nieprawidłowości, które mogły nie pozwalać nam na efektywny rozwój biznesu.
Standaryzacja daje pewność, że wszystkie zachodzące w naszej firmie procesy przebiegają w maksymalnie efektywny sposób. Jednocześnie łatwiej jest mierzyć stan środków, procesów oraz zakres prac, odnosząc się do odgórnie ustalonego standardu. Wprowadzenie standaryzacji znacznie skraca czas przyswajania wiedzy przez nowych pracowników, tym samym poprawiając płynność przepływów w przedsiębiorstwie, eliminując zakłócenia wynikające z częstej rotacji kadry pracowniczej i dodatkowo przyspieszając specjalizację na danym stanowisku.
Standaryzacja daje również okazję do lepszego poznania opinii pracowników na temat ich pracy, dyskusji z nimi oraz budowania związku z firmą.
Jakie są konsekwencje braku standaryzacji pracy?
Bez standaryzacji niemożliwa jest odpowiednia kontrola ilości oraz jakości wykonywanej pracy. W końcu istnieją różnice między wydajnością pracowników pracujących na różnych zmianach. Łączy się to z faktem, że każdy z pracowników posiada swoje własne przyzwyczajenia i metody oraz w inny sposób wykonuje swoje obowiązki. Standaryzacja pracy ma zminimalizować ryzyko niepotrzebnych działań, jak najbardziej skracając czas pracy przy jednoczesnym zwiększeniu jej jakości. Odpowiednie wytyczne są więc niezbędne, aby dany zakres obowiązków był wykonywany rzetelnie oraz jak najbardziej starannie.
Jak wdrożyć standaryzację pracy do swojej firmy?
Wdrożenie standaryzacji pracy do swojej firmy bądź przedsiębiorstwa najlepiej oprzeć na cyklu PDCA ( Zaplanuj - Wprowadź - Sprawdź - Działaj). Na czym on polega i jakie są jego poszczególne etapy?
Wdrożenie standaryzacji krok po kroku według schematu PDCA
1. Identyfikuj i analizuj procesy
Porównaj stan bieżący z oczekiwanym. Sprawdź, jak blisko jesteś realizacji swoich celów oraz przeanalizuj, jakie kroki powinieneś wykonać, aby je osiągnąć.
2. Określ rolę i znaczenie standardu
Oceń, czy nowe rozwiązanie oraz standard są konieczne.
3. Stwórz standard
Określ wymagania oraz szczegóły standardu. Pamiętaj jednak, że standard, który ma zostać wprowadzony, powinien mieć pewne określone cechy. Najważniejszymi wartościami są jasność oraz czytelność. Standardy nie mogą być skomplikowane; zadbaj o ich zrozumiały dla każdego odbiór.
4. Zajmij się wdrożeniem stworzonych standardów
Czyli sprawdź ich działanie na żywym organizmie.
5. Monitoruj i kontroluj wprowadzone zmiany
Oceń osiągnięcie zamierzonych efektów standaryzacji oraz zdecyduj, czy proces wymaga kolejnych zmian.
6. Wprowadź wymagane zmiany do standardu
Biznes oraz dynamiczny rynek generuje nieustanne zmiany. Dlatego nieustanna kontrola oraz zmiany są koniecznością w każdej firmie i przedsiębiorstwie.
Pamiętaj, że standaryzacja nie ma na celu zbytniego uproszczenia, które może spowodować, że pracownicy zaczną wykonywać swoje obowiązki automatycznie i poczują się zwolnieni z myślenia. Standaryzacja ma spowodować, że wszystkie czynności będą wykonywane szybciej, lepiej oraz bezpieczniej - z pominięciem niepotrzebnych kroków.
Narzędzia przydatne podczas wdrażania standaryzacji pracy
Standaryzacja pracy na pierwszy rzut oka może wydawać się czasochłonnym oraz żmudnym procesem, który wymaga wielu zmian i zaangażowania wielu osób. Jednak korzyści, które możemy uzyskać po wdrożeniu zasad standaryzacji w naszej firmie, są nieproporcjonalnie większe. Na szczęście, na rynku znajdziesz wiele przydatnych narzędzi oraz akcesoriów, które ułatwią Ci wdrażanie nowych metod zarządzania, a także pozwolą na uzyskanie jeszcze lepszych wyników!
Jednymi z popularniejszych narzędzi w zarządzaniu Lean Management są suchościeralne tablice - zarówno te klasyczne jak i te ze specjalnie zaprojektowanymi nadrukami.
Jakie tablice sprawdzą się podczas wdrażania standaryzacji w miejscu pracy?
- Matryca kompetencji,
- tablica cieni,
- krzyż bezpieczeństwa,
- tablica Kanban,
- tablica rozwiązywania problemów,
- oraz klasyczna tablica bez nadruku, którą za każdym razem będziesz mógł dopasować do swoich potrzeb. Przeprowadzisz na niej burze mózgów czy też zapiszesz wnioski z analizy.
Pamiętaj, standaryzacja pracy w Twoim biznesie to ogrom korzyści - również tych finansowych. Zadbaj więc o jak najlepsze przygotowanie swoich pracowników do wykonywania ich obowiązków. Wdrożenie powyższych zasad to pierwszy krok do zorganizowanej, bezbłędnie funkcjonującej firmy.
Jaka lektura będzie przydatna podczas wdrażania standaryzacji?
