Metoda 5 Why – jak działa oraz dlaczego warto ją stosować?
Metoda 5 Why, często nazywana również “5 x dlaczego” to bardzo proste, a jednocześnie wyjątkowo skuteczne narzędzie Lean Management. Sprawdź, na czym polega i gdzie warto je wykorzystać, oraz dowiedz się, jakie ma zalety.
Spis treści
1. Historia powstania metody 5 Why
2. Co oznacza metoda 5 Why i jak działa?
3. Jak rozpocząć analizę problemu, wykorzystując 5 Why?
4. Narzędzia pomocne podczas analizy 5 Why
5. Jakie problemy można rozwiązać metodą 5 Why?
Historia metody 5 Why
Twórcą 5 Why jest Sakichi Toyoda. W trakcie rozwoju metodologii przemysłowej metoda ta została szybko udoskonalona i wdrożona wewnątrz firmy Toyota. Taiichi Ohno, twórca Toyota Production System, opisywał 5 Why jako metodę naukowego podejścia Toyoty polegającą na kilkakrotnym zadawaniu pytania „Dlaczego?”. Zadając to pytanie wystarczającą ilość razy, uzyskujemy czytelną oraz oczywistą odpowiedź pozwalającą rozwiązać nasz problem. Metoda ta z biegiem lat zyskała popularność na całym świecie i do dziś jest wykorzystywana jako jeden z elementów kaizen.
Co oznacza metoda 5 Why i jak działa?
Metoda 5 Why to praktyka z dziedziny rozwiązywania problemów. Opiera się na serii pytań, które pomagają dotrzeć do sedna danego problemu, a jej celem jest ustalenie prawdziwej przyczyny braku oraz jej wyeliminowanie. W końcu aby zapobiec powtórnemu pojawieniu się jakiegoś problemu, musimy go dobrze zidentyfikować. Prawidłowa identyfikacja problemu, rozłożenie go na części pierwsze oraz jego usunięcie sprawiają, że ryzyko jego ponownego wystąpienia znacząco maleje.
Analiza 5 Why zawsze powinna obejmować dwa aspekty – dlaczego dany problem wystąpił oraz dlaczego nie został wykryty. b
Jak rozpocząć analizę problemu metodą 5 Why?
Wdrożenie metody 5 Why jest bardzo proste i szybkie, a sprawdza się w praktycznie każdej firmie bądź organizacji. Sprawdź, jak przeprowadzić analizę 5 Why krok po kroku.
1. Zbierz jak najwięcej informacji o powstałym problemie
Im więcej informacji zbierzesz, tym więcej zyskasz szans na zidentyfikowanie prawdziwej przyczyny problemu. Zastanów się więc, co się właściwie stało, kiedy problem wystąpił, jaka jest jego skala i jakie stwarza zagrożenie.
2. Utwórz zespół pracowników
Pamiętaj, aby znajdowały się w nim osoby z różnych działów – dzięki temu zmaksymalizujesz prawdopodobieństwo powstania całkowicie obiektywnego spojrzenia na problem, który wystąpił. Tak wielofunkcyjny zespół zwiększa szansę na szybkie i skuteczne usunięcie nieprawidłowości.
3. Omów i opisz problem
Pomoże to w określeniu zakresu problemu, który zamierzasz zbadać.
4. Zadaj pytanie DLACZEGO
Wyznacz osobę, która zostanie liderem i będzie zadawała pytania. Pamiętaj, że odpowiedzi na nie muszą być oparte na faktach oraz na rzeczywistych danych, nie na opiniach i emocjach. Lider może zadawać nieograniczoną liczbę pytań, które okażą się pomocne w znalezieniu przyczyny źródłowej problemu.
5. Rozwiąż problem
Przyczyna źródłowa problemu została odnaleziona? jeśli tak, czas na podjęcie działań naprawczych! Przeprowadź dyskusję z całym zespołem i wspólnie zaplanujcie kroki do realizacji planu naprawczego. Pamiętaj jednak, aby nie pozostawić go samemu sobie – wdrożenie odpowiednich działań wymaga późniejszej kontroli, wyciągnięcia wniosków oraz sprawdzenia, czy zaplanowane i wykorzystane działania rzeczywiście miały pozytywny wpływ oraz czy przyniosły wymierne korzyści.
Narzędzia pomocne podczas analizy 5 Why
Tablice do planowania to kluczowy element zarządzania wizualnego wykorzystywanego w Lean Management. Doskonale sprawdzają się również podczas przeprowadzania działań opartych na metodzie 5 Why. Specjalnie zaprojektowany nadruk, powierzchnia suchościeralna, a także lekka i nowoczesna formuła tablic 5 Why sprawia, że wykorzystasz je wszędzie – w biurze i sali konferencyjnej, a także w hali produkcyjnej bądź w magazynie. Dzięki nim proces analizowania problemu będzie prostszy oraz doskonale zwizualizowany – w końcu wielu z nas jest wzrokowcami!
Jakie problemy można rozwiązać metodą 5 Why?
Metoda 5 Why służy znajdowaniu pojedynczej przyczyny problemu, dlatego najlepiej i najbardziej skutecznie współgra z problemami wynikającymi z jednej głównej przyczyny. Im więcej możliwych przyczyn problemu, tym trudniej będzie prawidłowo wykorzystać tę metodę.
Zalety metody 5 Why
Jedną z najważniejszych zalet 5 Why jest fakt, że skuteczność tego narzędzia nie wymaga od naszych pracowników żadnego żmudnego, specjalistycznego przygotowania. Możemy wprowadzić ją za pomocą krótkiego szkolenia, które zaznajomi naszych współpracowników z tematem. Metoda 5 Why jest więc wyjątkowo prostym narzędziem w rozwiązywaniu problemów, które z łatwością zastosujesz w każdej branży, firmie oraz organizacji. Dodatkowo, skłania ona do analitycznego myślenia oraz samodzielnego poszukiwania problemu, co wpływa również na wzrost zaangażowania pracowników w codzienne życie firmy.
Podsumowując, można powiedzieć, że metoda 5 Why to:
- prosta do wprowadzenia technika rozwiązywania problemów w firmach oraz organizacjach,
- narzędzie niewymagające przeprowadzania specjalistycznych szkoleń oraz przygotowań,
- technika, która nie wymaga znajomości statystyki.
Metoda 5 Why to narzędzie Lean Management, które sprawdzi się w praktycznie każdej firmie bądź organizacji. Nie tylko pozwala skoncentrować się na znalezieniu i wyeliminowaniu przyczyny źródłowej każdego problemu, lecz także zachęca pracowników do uczestnictwa w życiu firmy oraz do dzielenia się pomysłami na doskonalenie!
