Czym jest raport A3?

Terminem A3 określa się międzynarodowy format kartki papieru, o wymiarach mniej więcej 297 na 420 mm. Jednak dla Toyoty i innych przedsiębiorstw zarządzanych w myśl zasad Lean termin ten oznacza o wiele więcej.

Już wiele lat temu w Toyocie zrozumiano, że każdy pojawiający się w firmie problem może i powinien zostać opisany na pojedynczej kartce papieru. Dzięki temu każda osoba zajmująca się problemem ma szansę zobaczenia go z tej samej perspektywy. Podstawowy sposób myślenia wykorzystywany w raportach A3 jest oparty zawsze na tej samej logice, ale format i stosowane słownictwo są elastyczne i mogą być dopasowywane przez różne organizacje do ich konkretnych potrzeb.

Raport A3 przypomina pod tym względem podanie o pracę, które będzie miało inny układ, inny styl i inną treść, w zależności od osoby szukającej zatrudnienia oraz rodzaju poszukiwanej pracy. Osoby, które mają duże doświadczenie w posługiwaniu się ogólnym formatem podania, potrafią dopasować je właściwie do każdej sytuacji.

•    Tytuł – nazywa problem, temat lub kwestię.

•    Właściciel/data  – określają „właściciela” problemu oraz datę ostatniej wersji raportu.

•    Opis sytuacji – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.

•    Obecne warunki – opisują, co obecnie wiadomo na temat danego problemu.

•    Cele/mierniki  – określają pożądaną sytuację docelową.

•    Analiza – zawiera analizę sytuacji oraz przyczyn rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.

•   Proponowane środki zaradcze – opisują propozycje działań i czynności, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założonych rezultatów.

•    Plan – precyzuje plan działań, czyli co, kto i kiedy zrobi, aby osiągnąć założony cel.

•    Dalsze działania – określają, w jaki sposób monitorowany będzie postęp, i definiują ewentualne kwestie, które pozostają do rozstrzygnięcia.

Elementy raportu A3 następują po sobie w naturalny, logiczny sposób. Zależność między problemem, jego przyczynami, celem, proponowanymi rozwiązaniami oraz metodami oceny stopnia powodzenia jest jasna i łatwa do zrozumienia.

Format i cele raportu A3 opierają się na następującym zestawie pytań:

1.    Na czym polega problem lub kwestia?

2.    Kto jest właścicielem problemu?

3.    Jakie są przyczyny źródłowe problemu?

4.    Jakie środki zaradcze można zastosować?

5.    Jak zdecydujesz, które z nich zaproponować?

6.    Jak uzyskasz zgodę wszystkich, których problem dotyczy?

7.    Jak będzie wyglądać twój plan wdrożenia – kto, co, kiedy, gdzie, jak?

8.    Jak sprawdzisz, czy działania przynoszą pożądany skutek?

9.    Jakie dalsze problemy możesz przewidzieć? Jakie problemy mogą pojawić się podczas wdrażania rozwiązań?

10.  W jaki sposób wyciągniesz wnioski i podzielisz się nimi?

Jeszcze raz warto podkreślić, że nie istnieje jeden wzorzec poprawnego raportu A3. To autor sam decyduje, na czym się skupić, w zależności od konkretnej sytuacji i kontekstu. Istotny jest nie tyle sam format raportu, ile sposób myślenia, który prowadzi uczestników przez pełny cykl Deminga (PDCA – zaplanuj, wykonaj, sprawdź, zastosuj).

Przygotowywanie, a następnie omawianie raportów A3 zmusza do obserwowania rzeczywistości, prezentowania faktów, proponowania skutecznych działań, osiągania porozumienia, a następnie sprawdzania i bieżącego wprowadzania zmian. Wszystko to sprawia, że raport A3 jest skutecznym narzędziem rozwiązywania problemów, doskonalenia i skutecznej realizacji planów.

Ale na tym nie koniec. Raport A3 to także sposób zobrazowania procesu myślowego zachodzącego w trakcie rozwiązywania problemów – ciągłego dialogu pomiędzy właścicielem problemu a pozostałymi osobami w danej organizacji. Jest to podstawowy proces zarządzania, który umożliwia zdobywanie wiedzy metodą naukową, zachęcający do uczenia się i rozwoju. Raporty A3 powinny stać się podstawowym środkiem wykorzystywanym do rozwiązywania problemów, prowadzenia dialogu oraz podejmowania decyzji także w twojej firmie, tak aby stała się ona organizacją ludzi o podejściu naukowym, którzy nieustannie pracują nad udoskonalaniem swoich działań i osiągają coraz lepsze wyniki, ucząc się w trakcie wykonywania swojej pracy.