Zarządzanie oraz komunikacja wizualna w biznesie
Bardzo wiele firm funkcjonujących na rynku nie przykłada żadnej wagi co do komunikacji wizualnej podczas swojej pracy. Jest to ogromny błąd, który sprawia, że część wdrażanych metod oraz narzędzi Lean Management jest zdecydowanie mniej skuteczne. Aby jednak poruszyć ten skomplikowany temat, jakim jest zarządzanie wizualne, należy najpierw objaśnić czym tak właściwie jest samo zagadnienie Lean Management.
Lean Management to strategia i system zarządzania firmą dowolnego typu umożliwiające osiąganie coraz wyższych zysków dzięki doskonaleniu ukierunkowanemu na potrzeby klientów. Koncepcja ta powstała w wyniku wieloletniego rozwoju, a jej początki sięgają lat czterdziestych ubiegłego wieku, kiedy to powstał System Produkcyjny Toyoty (ang. Toyota Production System, TPS). Filozofia Lean zakłada dostosowanie przedsiębiorstwa do warunków gospodarowania panujących na rynku. Jest to ciągły proces reorganizacji całego przedsiębiorstwa oraz wprowadzenie licznych zmian w zakresie działalności, jej strukturze oraz sposobie zarządzania - zarówno firmą, jak i jej pracownikami. To obecnie jedna z najbardziej znanych oraz najczęściej wykorzystywanych koncepcji przedsiębiorstwem, ze szczególnym uwzględnieniem firm produkcyjnych.
Metoda zarządzania Lean posiada wiele narzędzi, a jednym z najbardziej znanych oraz skutecznych jest właśnie visual management. Przeczytaj nasz krótki poradnik i zadbaj o wdrożenie zarządzania wizualnego w swojej firmie!
Spis treści
1. Czym jest visual management?
2. Zasady zarządzania wizualnego
3. Formy zarządzania wizualnego
4. Tablice oraz ich rola w zarządzaniu wizualnym
5. Korzyści płynące z visual management
1. Czym jest Visual Management?
Visual management, czyli zarządzanie wizualne jest narzędziem do uporządkowania stanowiska pracy, procesów zachodzących na linii produkcyjnej oraz bardziej skutecznego przekazywania informacji. Wizualne zarządzanie obejmuje narzędzia i praktyki, które wspierają budowanie i rozwój standardów, szybką identyfikację problemów oraz ich rozwiązywanie. To także system pomocy wykorzystywanych do organizacji i kontroli środowiska pracy, wspierających działania mające na celu zapewnienie jakości i standardów pracy. Dlaczego komunikacja wizualna jest tak wydajna oraz skuteczna? Dlatego, że lepiej przyswajamy oraz rozumiemy informacje, które możemy zobaczyć. Zarządzanie wizualne jest również uniwersalne oraz międzynarodowe - często nie znając nawet konkretnego języka obcego możemy porozumieć się za pomocą znaków oraz obrazów.
Podstawowe funkcje visual management to:
- informowanie o postępie prac. Za pomocą rozpiski wykonanych zadań wiadomo, w jakim stopniu określone zadania zostały zrealizowane, a co jeszcze pozostaje do zrobienia.
- Wykrywanie i rozwiązywanie problemów. Visual management sprawia, że łatwiej możemy zidentyfikować źródło problemów i szybciej je rozwiązać.
- Wyznaczanie celów. Dzięki zarządzaniu wizualnemu pracownikom łatwiej jest wykonywać działania niezbędne do zrealizowania zamierzonych celów.
2. Zasady zarządzania wizualnego
Visual management w jasny sposób pokazuje nam jakie problemy występują oraz w jakim obszarze działalności się pojawiają. Podpowiada również ile pracy zostało jeszcze do zrealizowania, jakie są opóźnienia oraz w jakim obszarze wymagana jest interwencja na przykład pracownika. Wykorzystasz je w praktycznie każdym obszarze swojej organizacji. Lean Management rozróżnia jednak pięć najważniejszych obszarów (5M) w których zarządzanie wizualne odgrywa ogromną rolę. Jakie to obszary?
Pracownicy [manpower]
Im większa motywacja pracowników oraz ich zaangażowanie, tym więcej możliwości wprowadzenia praktycznych usprawnień do przedsiębiorstwa. Przejrzyste instrukcje oraz systemy działania pozwalają na skuteczną kontrolę wydajności pracowników. Niezwykle przydatne do tego celu okazują się być tablice z nadrukiem matrycy kompetencji, które prezentują umiejętności danego pracownika, motywując go tym samym do ich nieustannego podnoszenia.
Maszyny [machines]
Czyli wizualizacje związane z obsługą maszyn. To wyjątkowo ważny podpunkt dla każdej firmy działającej w sektorze produkcyjnym. Umieszczenie w widocznym miejscu instrukcji obsługiwanej maszyny pozwala na bardziej wydajną pracę oraz ekspresowe rozwianie wszelkich wątpliwości dotyczących jej prawidłowego działania.
Materiały [materials]
Wizualizacja przy zarządzaniu zasobami magazynowymi pozwala na szybką kontrolę braków oraz usprawnienie przepływu materiałów czy też narzędzi. Przydatne w tym aspekcie okażą się tablice kanban, które - zależnie od obranego schematu - poinformują Cię o kończących się elementach, konieczności wymiany narzędzi bądź też o ukończeniu rozpoczętego procesu produkcyjnego.
Metody [methods]
Metody zakładają umieszczenie norm oraz standardów pracy, które pomogą przełożonemu w sprawdzeniu oraz kontroli jakości pracy danego pracownika.
Wizualizacja wyników pomiarów [measurement]
Jest ona niezbędna do upewnienia się, że dany proces bądź praca przebiega prawidłowo. Aby zobrazować wyniki poszczególnych pomiarów bądź porównać je, z pewnością przydadzą się suchościeralne tablice, na których przeprowadzisz wszystkie obliczenia, zapiski oraz podsumowania.
3. Formy zarządzania wizualnego
Czy wiesz, że z zarządzaniem wizualnym tak naprawdę spotykamy się każdego dnia? Są to nawet znaki ruchu drogowego, oznaczenia parkingów, instrukcje zawieszony przy windach - visual management może występować w różnych formach, takich jak:
- tablice,
- tabele,
- monitory,
- instrukcje,
- harmonogramy,
- drogowskazy.
Wszystkie informacje zawarte w zarządzaniu wizualnym muszą być łatwe do zrozumienia, czytelne oraz umieszczone w widocznym i łatwo dostępnym dla pracowników miejscu. Pamiętaj również o ich aktualizacji. Niezaktualizowany harmonogram, plan działania czy też błędna instrukcja może sprawić, że visual management w Twojej firmie nie będzie traktowany poważnie.
4. Tablice oraz ich rola w zarządzaniu wizualnym
Zarządzanie wizualnie nierozerwalnie łączy się z narzędziami oraz akcesoriami, które nie tylko ułatwiają, ale i uatrakcyjniają pracę przy wdrażaniu filozofii lean. Jednymi z najważniejszych form visual managementu są praktyczne tablice - suchościeralne, magnetyczne oraz te z nadrukiem, które z łatwością przeprowadzają pracowników przez wszelkie procesy wizualnego zarządzania, nawet te najbardziej skomplikowane!
Jakie tablice przydatne w visual management możesz wybrać?
- Kanban,
- Kamishibai,
- matryce kompetencji,
- krzyż bezpieczeństwa,
- diagram Ishikawy,
- wykres Gantta,
- kalendarz spotkań,
- i wiele, wiele innych!
5. Korzyści płynące z Visual Management
Wprowadzanie zarządzania wizualnego przyniesie Twojej firmie bądź przedsiębiorstwu wiele korzyści - i to w stosunkowo krótkim czasie od jego wdrożenia. Sprawdź na czym możesz zyskać!
Jakie są korzyści z wdrożenia visual management?
- Transparentność. Każdy proces powinien być przejrzysty i czytelny dla każdego z pracowników.
- Całkowita eliminacja błędów. Dzięki zrozumiale przedstawionym schematom, procesom oraz zachowaniom unikamy powtarzania błędów. Raz zapisany oraz kontrolowany - już się nie wydarzy.
- Doskonała dystrybucja informacji. Skuteczna komunikacja to niezbędny element w każdym miejscu pracy. Dzięki Visual Management ogólnodostępne są wszystkie informacje niezbędne do efektywnej kontroli zapasów, wyposażenia, jakości, bezpieczeństwa oraz postępu.
- Pomoc w odnalezieniu i naprawieniu nieprawidłowości. Każdy wprowadzony w firmie schemat musi być widoczny, dzięki czemu łatwo można zidentyfikować każdy błąd i odchylenie od normy. Jeżeli wszystkie standardy postępowania są widoczne, łatwo o przywrócenie stanu prawidłowego.
- Eliminacja marnotrawstwa. Dzięki właściwej prezentacji zasobów magazynowych, zdecydowanie łatwiej jest uniknąć strat produktów, materiałów, zasobów czasu.
- Szybsze wyszkolenie pracowników. Narzędzia wizualne opisujące standardowe sposoby postępowania zwiększają poziom dostosowania się pracowników oraz pomagają im w lepszym zaadaptowaniu się do standardów panujących w miejscu pracy.
Wdrożenie visual management w Twojej firmie oraz biznesie nie zajmie Ci dużo czasu, a przyniesie ogromne korzyści - przekonaj się o tym na własnej skórze!
