Redukcja marnotrawstwa w procesach biurowych
Wyzwania, które stoją przed dzisiejszymi przedsiębiorcami, to nie tylko utrzymanie swojej firmy w dobrej kondycji finansowej, lecz także odpowiednie zarządzanie pracownikami oraz procesami w taki sposób, aby przynosiły jak największe korzyści. Rozwiązania Lean to metody, które sprawdzą się wszędzie - zarówno w dużych, jak i małych firmach, niezależnie od profilu ich działalności. Jedną z metod skutecznego i efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem jest redukcja marnotrawstwa w procesach biurowych. Na czym polega i jak do niej doprowadzić? Zapraszamy do zapoznania się z naszym krótkim kompendium.
Spis treści
1. Czym jest marnotrawstwo w procesach biurowych?
2. Dlaczego warto wprowadzić Lean Management w biurze?
3. Jakie typy marnotrawstwa wyróżniamy?
4. Jak zorganizować przestrzeń w biurze, aby wyeliminować marnotrawstwo?
1. Czym jest marnotrawstwo w procesach biurowych?
Marnotrawstwo powstaje w różnych przedsiębiorstwach oraz w różnych działach każdej organizacji. I chociaż mogłoby wydawać się, że zasady Lean Management, czyli szczupłego zarządzania, najbardziej sprawdzą się w firmach produkcyjnych, jest to błędne założenie. Metody zarządzania Lean możemy wprowadzić wszędzie tam, gdzie pracują ludzie. Biura nie są w tej sytuacji wyjątkiem. Gdzie powstaje najwięcej marnotrawstw? Głównie w większych firmach oraz biurach, co wynika z większej liczby pracowników, którzy muszą odpowiednio dostosować się do reguł panujących w danym przedsiębiorstwie. Muszą oni utrzymywać wysoki poziom komunikacji oraz dbać o stabilny czas wykonywania poszczególnych prac. Najczęstszą przyczyną porażek takich firm są właśnie duże marnotrawstwa, które nie pozwalają im się w pełni rozwijać.
Aby zredukować większość błędów oraz marnotrawstw przeważnie wystarczy wprowadzenie kilku prostych zasad, które nie tylko ułatwią codzienną pracę, ale spowodują, że firma zacznie szybciej się rozwijać.
2. Dlaczego warto wprowadzić Lean Management w biurze?
Celem Lean Management w biurze jest najlepsze wykorzystanie czasu oraz energii pracowników. Dzięki temu pracują wydajniej, spokojniej oraz bardziej elastycznie. W dużej mierze wiąże się to z eliminacją marnotrawstwa, co skutkuje redukcją firmowych kosztów oraz wzrostem produktywności pracowników.
Jakie typy marnotrawstwa wyróżniamy?
W biurach możemy spotkać kilka rodzajów marnotrawstwa. Omówimy je wszystkie, podając przykłady z życia codziennego również Twojej firmy.
Nadprodukcja w biurze
Czym jest nadprodukcja? To zbyt duża ilość wytwarzanych produktów. Nie odnosi się to jednak wyłącznie do firm produkcyjnych. Również w biurach możemy popełniać błąd nadprodukcji. Jakie błędy powodujące nadprodukcję popełniamy podczas codziennej pracy biurowej?
Zbyt duża ilość niepotrzebnych spotkań to prawdziwa plaga firmowego życia, która może skutkować obniżeniem produktywności pracowników. Nadmierne wysyłanie wiadomości e-mail również stanowi spory problem, szczególnie w większych korporacjach. Często wysyłamy maile, adresując je także do osób niekoniecznie zainteresowanych tematem. Robimy tak na wszelki wypadek - aby mieć “podkładkę” w przypadku pojawienia się komplikacji bądź problemów. Kolejnym przejawem marnotrawstwa w biurach jest niepotrzebne drukowanie dokumentów. Obecnie wiele z nich możemy przechowywać w formie elektronicznej, dzięki czemu nie tylko przyczynimy się do zmniejszenia wydatków i zredukujemy kolejki do urządzeń drukujących, lecz także zadbamy o ekologię.
Zbędne zapasy
Nadmierne zapasy, opóźnienia informacji lub dostawy produktów prowadzą do wzrostu kosztów i niewłaściwej obsługi klienta. Zapasy powstają często w wyniku nadprodukcji i dotyczą nie tylko składowania ogromnej ilości niepotrzebnych dokumentów, lecz także odkładania wykonania zadań w czasie oraz dużej ilości przedmiotów na biurku - na przykład w postaci niesegregowanych dokumentów oraz koszmaru czasów współczesnych - całkowicie przepełnionej i zabałaganionej skrzynki pocztowej.
Jak zbyt duże zapasy w biurze wpływają na wydajność pracowników? Bardzo niekorzystnie. Przedłużają czas poszukiwania niezbędnych dokumentów bądź biurowych akcesoriów, co negatywnie wpływa na samopoczucie pracowników, tym samym powodując u nich stres oraz spadek wydajności.
Zbędny transport
Czyli zbędny ruch ludzi, informacji lub materiałów. Niepotrzebne przemieszczanie się prowadzi do marnowania czasu, wysiłku, a także do wzrostu kosztów. W przypadku biura problem ten dotyczy czynności związanych z wielokrotnym przenoszeniem dokumentów będących w trakcie procesu przetwarzania. Jest także efektem niewłaściwej organizacji stanowisk pracy, nieergonomicznego zagospodarowania przestrzeni. Zbędne ruchy niepotrzebnie wydłużają czas wykonywania koniecznych zadań, obniżają produktywność oraz wydajność pracowników, a także zwyczajnie… marnują czas.
Braki i błędy, których można uniknąć
Jakie błędy najczęściej spotykamy w środowisku biurowym? Przeważnie jest to zaburzona komunikacja pomiędzy pracownikami, zagubione lub uszkodzone dokumenty, błędne informacje doprowadzające do strat finansowych, a także niewłaściwie przygotowane umowy. Należy pamiętać, że błędy te są najczęściej spowodowane przez brak ustalonych standardów. Najprostszym rozwiązaniem będzie znalezienie przyczyny źródłowej problemu, jej analiza oraz eliminacja. Warto to zrobić, aby powyższe błędy nie powtarzały się cyklicznie.
Nadmierne przetwarzanie
Za każdym razem podczas pracy z dokumentami należy zadać sobie pytanie, czy wykonywana przez nas czynność jest absolutnie konieczna. Nadmierne przetwarzanie może dotyczyć niepotrzebnego wielokrotnego sprawdzania dokumentów, poprawiania zadań, które zostały już wykonane czy też przeglądania maili bez zajęcia się opisywanymi w nich problemami.
Oczekiwanie
Oczekiwanie w środowisku biurowym nie dotyczy tylko ludzi, lecz także urządzeń. Na co możemy czekać, marnując czas? Oczekiwanie może być związane z niepunktualnymi współpracownikami, wyłączeniem prądu bądź absurdalnie długą kolejką do skanera.
3. Jak zorganizować przestrzeń w biurze, aby wyeliminować marnotrawstwo?
W eliminacji marnotrawstwa w procesach biurowych dobrze sprawdzi się następujący zestaw narzędzi Lean.
5S - czyli utrzymanie porządku w miejscu pracy
Na system 5S składa się 5 etapów.
Seri, czyli selekcja. Inwentaryzacja wszystkich przedmiotów wprowadza czystość oraz porządek na miejscu pracy, eliminując zbędny ruch oraz transport. Elementy niepotrzebne się eliminuje, a te, które aktualnie nie są używane, zostają oznaczone odpowiednią etykietą i są magazynowane.
Seition, czyli systematyka. Wszystkie przedmioty powinny sprzyjać ergonomicznej pracy i być rozmieszczone tak, by korzystanie z nich nie sprawiało pracownikom żadnej trudności.
Seiso, czyli sprzątanie. Aby stanowisko było nieprzerwanie gotowe do użycia, należy utrzymywać je w czystości.
Seiketsu, czyli standaryzacja. Polega ona na opracowaniu standardów obsługi stanowiska pracy (poprzednich 3 etapów) tak, by były one w pełni zrozumiałe.
Shitsuke, czyli samodyscyplina. Przestrzeganie powyższych zasad musi wejść pracownikom w nawyk oraz stać się czymś zupełnie naturalnym.
Pomocne w powyższej metodzie okażą się suchościeralne tablice z nadrukiem, przystosowanym specjalnie dla wdrożenia metody 5s w Twojej firmie.
Kaizen
Jest to codzienne poprawianie procesów dzięki zaangażowaniu każdego pracownika firmy. Jest nim każde usprawnienie pracy, które prowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa, efektywności firmy i jakości pracy. Polega ono na zgłaszaniu sugestii zmian przez pracowników, co przekłada się na doskonałą komunikację, a co za tym idzie - poprawę wydajności oraz efektywności pracy.
FMEA (analiza rodzajów i skutków uszkodzeń)
FMEA umożliwia systematyczną kontrolę oraz odnajdywanie możliwych usterek, co pozwala na ich całkowite usunięcie lub zmniejszenie ryzyka ich wystąpienia. Dzięki metodzie FMEA Twoja firma może nieustannie udoskonalać swoją pracę. FMEA ma duży wpływ na redukcję marnotrawstwa w procesach biurowych, ponieważ nie pozwala nam popełniać nieustannie tych samych błędów.
Diagram Ishikawy
Ten diagram nazywa się także wykresem przyczynowo‑skutkowym, a jego celem jest rozpoznanie przyczyn niepowodzeń działań. Przy sporządzaniu wykresu bierze się pod uwagę sześć głównych przyczyn powstawania niezgodności: człowiek, maszyna, materiał, metoda, kierownictwo oraz otoczenie. Diagram Ishikawy to świetne narzędzie przy wdrażaniu eliminacji marnotrawstw w procesach biurowych. Dzięki niemu nie tylko wyeliminujemy problemy z marnotrawstwem, ale też określimy przyczyny ich powstawania.
Standaryzacja pracy
Dzięki standaryzacji mamy pewność, że wszystkie zachodzące w naszej firmie procesy przebiegają w maksymalnie efektywny sposób. Jednocześnie łatwiej jest mierzyć stan środków, procesów oraz zakres prac, odnosząc się do odgórnie ustalonego standardu. Wprowadzenie standaryzacji znacznie skraca czas przyswajania wiedzy przez nowych pracowników, a tym samym poprawia płynność przepływów w przedsiębiorstwie, eliminuje zakłócenia wynikające z częstej rotacji kadry pracowniczej, dodatkowo przyspieszając specjalizację na danym stanowisku.
Więcej o standaryzacji pracy przeczytasz w naszym ostatnim artykule!
4. Pierwsze kroki do redukcji marnotrawstwa w biurze
Nie wiesz, od czego zacząć wprowadzanie zmian do swojej firmy bądź przedsiębiorstwa? Zacznij od tych czterech prostych kroków.
1. Uporządkowanie biurka oraz jego organizacja
Zapewnienie funkcjonalności oraz komfortu pracownikom w miejscu pracy to pierwszy krok do skutecznej redukcji marnotrawstwa w procesach biurowych. Na odpowiednio uporządkowanym biurku wszystko powinno mieć swoje miejsce - telefon, długopis, zszywacz - tak, aby całkowicie usprawnić codzienną pracę oraz zminimalizować ryzyko marnowania czasu poprzez poszukiwanie potrzebnych narzędzi.
2. Wprowadzenie tablic z harmonogramem
Informacja o obecności poszczególnych pracowników oraz posiadanych przez nich umiejętnościach ułatwi pracę oraz pomoże w planowaniu zadań. Przydatna okaże się tu tablica z matrycą kompetencji oraz tablica z listą obecności pracowników.
3. Ergonomiczne ustawienie wspólnych sprzętów
Mamy na myśli np. sprzęt drukujący. Należy rozmieścić go tak, aby każdy z pracowników miał do niego łatwy dostęp. Dzięki temu zaoszczędzimy w perspektywie tygodnia naprawdę dużo czasu!
4. Wprowadzenie zasad kanban
Tablica Kanban to przyjaciel każdej firmy, nie tylko produkcyjnej! Dzięki niej każdy pracownik doskonale będzie wiedział, na którym etapie znajdują się poszczególne procesy, przez co jego praca przebiegnie zdecydowanie sprawniej. Ułatwi to oraz przyspieszy również komunikację w firmie. Za pomocą metody kanban zadbasz o biurowe zapasy - może to przełożyć się na redukcję tych niepotrzebnych.
Pamiętaj, funkcjonalna przestrzeń biura oraz doskonała organizacja poszczególnych czynności sprzyja codziennej pracy oraz sprawia, że firma pozbywa się niepotrzebnych kosztów. Wprowadzanie zasad, które pomogą w eliminacji marnotrawstwa w procesach biurowych, to najlepsze, co możesz zrobić dla swojego biznesu.
