Aby uniknąć SYNDROMU ZBYT PÓŹNO, ważna jest częstotliwość monitorowania i rozwiązywania problemów na poziomie operacyjnym. Jedną z najważniejszych zalet codziennego zarządzania (ang. daily management) jest zapewnienie szybkiego rozwiązywania problemów. Warto zastanowić się, co znaczy szybkie rozwiązywanie problemu?
Na poziomie operacyjnym warto wyróżnić 4 opcje częstotliwości monitorowania i rozwiązywania problemów:
1. Rozwiązywanie problemu natychmiast, gdy tylko się pojawi.
2. Jeśli pracownik nie może rozwiązać problemu natychmiast, kolejna opcja co do częstotliwości rozwiązywania problemów pojawia się wtedy, gdy dochodzi do opóźnienia w dostarczeniu rezultatu jego pracy. Jako punkt odniesienia służy tu czas taktu, czyli dopuszczalny jednostkowy czas, co jaki kolejny rezultat pracy powinien wychodzić z procesu, aby zaspokoić tempo zamówień klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego).
3. Jeśli czas taktu jest bardzo krótki, tempo rozwiązywania problemów podczas codziennych spotkań musi być szybkie. Jeśli trudno temu sprostać, to dla wyznaczenia częstotliwości rozwiązywania problemów konieczne może okazać się posłużenie się nie czasem taktu, ale tzw. podziałką (ang. pitch), która jest wielokrotnością czasu taktu. W przypadku firmy produkcyjnej podziałka jest równa odcinkowi czasu potrzebnego do wyprodukowania jednego pojemnika wyrobów na stanowisku produkcyjnym (czas taktu × liczba sztuk w opakowaniu wysyłkowym do klienta).
4. Jeśli czas taktu jest bardzo długi, warto być może podzielić go na mniejsze części, aby umożliwić monitorowanie i rozwiązywanie problemów co najmniej raz dziennie.
Najlepszy cykl rozwiązywania problemów to taki, który pozwoli uniknąć SYNDROMU ZBYT PÓŹNO i daje pewność, że problemy są rozwiązywane tak szybko, jak to możliwe, niektóre za pomocą prostych korekt, a inne po głębszej analizie i badaniu przyczyn źródłowych.
Jak wygląda to w szczegółach?
Zgodnie z typologią Arta Smalleya przedstawioną w książce Cztery typy problemów i sposoby ich rozwiązywania wyróżniamy cztery typy problemów, z których każdy wymaga innego podejścia:
1. Usuwanie usterek (troubleshooting) – reaktywny proces szybkiego (i często tymczasowego) wyeliminowania objawów problemu poprzez prędkie przywrócenie prawidłowej sytuacji lub dopasowanie sytuacji do oczywistych znanych standardów.
2. Eliminowanie odchylenia od standardu (standard gaps) – rozwiązanie problemu na poziomie przyczyny źródłowej.
3. Osiąganie nowego stanu docelowego (improving standards) – usunięcie przeszkód utrudniających osiągnięcie dobrze określonej wizji nowych i lepszych standardów czy warunków.
4. Wprowadzanie innowacji (open-ended challenges) – innowacyjne dążenie do jakiejś wizji, poszukiwanie sytuacji idealnej (w postaci nowego produktu, procesu, usługi, systemu).
Szczegółowe wyjaśnienie tematu znajdziecie w książce Daily Management – codzienne zarządzanie, która ukazała się nakładem Wydawnictwa Lean Enterprise Institute Polska i jest dostępna w księgarni leanbooks.pl. Książka została objęta patronatem firmy Mondelez International, która stosuje codzienne zarządzanie w praktyce.