John Shook
Terminem A3 określa się międzynarodowy format kartki papieru, o wymiarach mniej więcej 297 na 420 mm. Jednak dla Toyoty i innych przedsiębiorstw zarządzanych w myśl zasad Lean termin ten oznacza o wiele więcej.
Już wiele lat temu w Toyocie zrozumiano, że każdy pojawiający się w firmie problem może i powinien zostać opisany na pojedynczej kartce papieru. Dzięki temu każda osoba zajmująca się problemem ma szansę zobaczenia go z tej samej perspektywy. Podstawowy sposób myślenia wykorzystywany w raportach A3 jest oparty zawsze na tej samej logice, ale format i stosowane słownictwo są elastyczne i mogą być dopasowywane przez różne organizacje do ich konkretnych potrzeb.
Raport A3 przypomina pod tym względem podanie o pracę, które będzie miało inny układ, inny styl i inną treść, w zależności od osoby szukającej zatrudnienia oraz rodzaju poszukiwanej pracy. Osoby, które mają duże doświadczenie w posługiwaniu się ogólnym formatem podania, potrafią dopasować je właściwie do każdej sytuacji.
Na pojedynczej kartce raportu A3 znajdziemy zwykle następujące elementy:
- Tytuł – nazywa problem, temat lub kwestię.
- Właściciel/data – określają „właściciela” problemu oraz datę ostatniej wersji raportu.
- Opis sytuacji – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.
- Obecne warunki – opisują, co obecnie wiadomo na temat danego problemu.
- Cele/mierniki – określają pożądaną sytuację docelową.
- Analiza – zawiera analizę sytuacji oraz przyczyn rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.
- Proponowane środki zaradcze – opisują propozycje działań i czynności, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założonych rezultatów.
- Plan – precyzuje plan działań, czyli co, kto i kiedy zrobi, aby osiągnąć założony cel.
- Dalsze działania – określają, w jaki sposób monitorowany będzie postęp, i definiują ewentualne kwestie, które pozostają do rozstrzygnięcia.
Elementy raportu A3 następują po sobie w naturalny, logiczny sposób. Zależność między problemem, jego przyczynami, celem, proponowanymi rozwiązaniami oraz metodami oceny stopnia powodzenia jest jasna i łatwa do zrozumienia.
Format i cele raportu A3 opierają się na następującym zestawie pytań:
- Na czym polega problem lub kwestia?
- Kto jest właścicielem problemu?
- Jakie są przyczyny źródłowe problemu?
- Jakie środki zaradcze można zastosować?
- Jak zdecydujesz, które z nich zaproponować?
- Jak uzyskasz zgodę wszystkich, których problem dotyczy?
- Jak będzie wyglądać twój plan wdrożenia – kto, co, kiedy, gdzie, jak?
- Jak sprawdzisz, czy działania przynoszą pożądany skutek?
- Jakie dalsze problemy możesz przewidzieć? Jakie problemy mogą pojawić się podczas wdrażania rozwiązań?
- W jaki sposób wyciągniesz wnioski i podzielisz się nimi?
Jeszcze raz warto podkreślić, że nie istnieje jeden wzorzec poprawnego raportu A3. To autor sam decyduje, na czym się skupić, w zależności od konkretnej sytuacji i kontekstu. Istotny jest nie tyle sam format raportu, ile sposób myślenia, który prowadzi uczestników przez pełny cykl Deminga (PDCA – zaplanuj, wykonaj, sprawdź, zastosuj).
Przygotowywanie, a następnie omawianie raportów A3 zmusza do obserwowania rzeczywistości, prezentowania faktów, proponowania skutecznych działań, osiągania porozumienia, a następnie sprawdzania i bieżącego wprowadzania zmian. Wszystko to sprawia, że raport A3 jest skutecznym narzędziem rozwiązywania problemów, doskonalenia i skutecznej realizacji planów.
Ale na tym nie koniec. Raport A3 to także sposób zobrazowania procesu myślowego zachodzącego w trakcie rozwiązywania problemów – ciągłego dialogu pomiędzy właścicielem problemu a pozostałymi osobami w danej organizacji. Jest to podstawowy proces zarządzania, który umożliwia zdobywanie wiedzy metodą naukową, zachęcający do uczenia się i rozwoju. Raporty A3 powinny stać się podstawowym środkiem wykorzystywanym do rozwiązywania problemów, prowadzenia dialogu oraz podejmowania decyzji także w twojej firmie, tak aby stała się ona organizacją ludzi o podejściu naukowym, którzy nieustannie pracują nad udoskonalaniem swoich działań i osiągają coraz lepsze wyniki, ucząc się w trakcie wykonywania swojej pracy.
Jeśli chcesz zrozumieć niuanse raportu A3 nie tylko jako narzędzia rozwiązywania problemów i doskonalenia, lecz także jako procesu zarządzania, przeczytaj książkę Johna Shooka Zarządzać znaczy uczyć, z której pochodzi niniejszy artykuł. Znajdziesz w niej etapy procesu tworzenia raportu A3 i przekonasz się, że znaczny wkład pracy może prowadzić do znacznej poprawy sytuacji w przedsiębiorstwie.