Eric Ethington
Większość trenerów Lean konsekwentnie podkreśla, że raport A3 umożliwia współpracę i zwiększa zaangażowanie. Sprawdźmy, co znaczy angażować innych i jaka jest różnica między „prezentowaniem” raportu A3 a „dzieleniem się” nim.
Za każdym razem, gdy prowadzę kurs „Zarządzać znaczy uczyć”, pojawia się pytanie, jak najlepiej prezentować raport A3. Zdarza mi się słyszeć: „Eric, podoba mi się rozwiązywanie problemów, ale uważam, że raport A3 trudno odczytać na ekranie” albo „Muszę podzielić swój raport A3 na wiele slajdów PowerPointa, żeby ludzie mogli go przeczytać”. W odpowiedzi staram się unikać słowa „prezentowanie”, które kojarzy się z salami konferencyjnymi, dużym stołem, uczestnikami rozproszonymi po sali, pustymi miejscami z przodu i projektorem z ekranem. W takiej sytuacji osoba stara się przekazać zebranym coś ważnego, a oni zajmują się wtedy wieloma innymi rzeczami. Nie jest to najlepsze środowisko do angażowania innych. Zamiast tego proponuję pomyśleć o „dzieleniu się” raportami A3. Wyrażenie „dzielenie się” przywołuje obraz kilku osób ściśle zaangażowanych we wspólny cel. Pracują ze sobą, a nie z kimś, kto im coś pokazuje.
Pomocne w tej subtelnej zmianie jest myślenie o raporcie A3 jak o małej przenośnej tablicy. Często omawiamy problemy z innymi przy użyciu prawdziwej tablicy – użyjmy więc swojego A3 w ten sam sposób. Nie czekajmy z angażowaniem interesariuszy do momentu osiągnięcia najważniejszych kamieni milowych. Zamiast tego dzielmy się z nimi często swoimi raportami A3 (dzielmy się „małymi partiami”). W tym czasie możemy na dokumencie robić notatki ze spotkań, aby nie utracić tego, czego dowiemy się dzięki zaangażowaniu innych osób.
A co z osiąganiem konsensusu?
Oczywiście przyjdzie czas, kiedy trzeba będzie zebrać wszystkich interesariuszy i osiągnąć konsensus. Wtedy trzeba „zaprezentować” swój raport A3, ale nadal powinniśmy myśleć w kategoriach „dzielenia się” nim. Jednym ze sposobów skutecznego dzielenia się w tej sytuacji jest dostarczenie kopii raportu A3 każdemu uczestnikowi spotkania. To tylko jedna strona (w porównaniu do 30 lub więcej slajdów w przypadku prezentacji w PowerPoint). Zebrani mogą patrzeć na ekran, aby śledzić historię, ale mogą również odnieść się do swojego egzemplarza, aby uzyskać wszelkie szczegóły. Będą czuć się bardziej związani z tematem, jeśli w rękach będą trzymać dokument. Zachowajmy również jedną kopię dla siebie, aby móc robić notatki w miarę pozyskiwania dodatkowych informacji z dyskusji i jednocześnie tworzyć protokoły ze spotkań.
Czasami prosty dobór słów może pomóc nam dostrzec drogę do celu. Nie ograniczajmy się więc do prezentowania swoich raportów A3 tylko od czasu do czasu dużym grupom. Dzielmy się nimi często z małymi grupami ludzi, w „małych partiach”, używając ich tak, jak używalibyśmy przenośnej tablicy, zachęcając ludzi do dyskusji i dodając ich wkład do raportu w czasie rzeczywistym.
Aby dowiedzieć się więcej na temat narzędzia, jakim jest raport A3, przeczytaj książkę Zarządzać znaczy uczyć, która jest dostępna w naszej księgarni leanbooks.pl.
Autor jest trenerem i menedżerem programowym w LEI. Wcześniej zdobywał doświadczenie we wdrażaniu Lean przemyśle obronnym, lotniczym, produktów konsumenckich i finansowym. Jest autorem książki The Power of Process – A Story of Innovative Lean Process Development.