Eric Ethington
Większość trenerów Lean konsekwentnie podkreśla, że raport A3 umożliwia współpracę i zwiększa zaangażowanie. Sprawdźmy, co znaczy angażować innych i jaka jest różnica między „prezentowaniem” raportu A3 a „dzieleniem się” nim.
Za każdym razem, gdy prowadzę kurs „Zarządzać znaczy uczyć”, pojawia się pytanie, jak najlepiej prezentować raport A3. Zdarza mi się słyszeć: „Eric, podoba mi się rozwiązywanie problemów, ale uważam, że raport A3 trudno odczytać na ekranie” albo „Muszę podzielić swój raport A3 na wiele slajdów PowerPointa, żeby ludzie mogli go przeczytać”.
W odpowiedzi staram się unikać słowa „prezentowanie”, które kojarzy się z salami konferencyjnymi, dużym stołem, uczestnikami rozproszonymi po sali, pustymi miejscami z przodu i projektorem z ekranem. W takiej sytuacji osoba stara się przekazać zebranym coś ważnego, a oni zajmują się wtedy wieloma innymi rzeczami. Nie jest to najlepsze środowisko do angażowania innych.
Zamiast tego proponuję pomyśleć o „dzieleniu się” raportami A3. Wyrażenie „dzielenie się” przywołuje obraz kilku osób ściśle zaangażowanych we wspólny cel. Pracują ze sobą, a nie z kimś, kto im coś pokazuje.
Pomocne w tej subtelnej zmianie jest myślenie o raporcie A3 jak o małej przenośnej tablicy. Często omawiamy problemy z innymi przy użyciu prawdziwej tablicy – użyjmy więc swojego A3 w ten sam sposób.
Nie czekajmy z angażowaniem interesariuszy do momentu osiągnięcia najważniejszych kamieni milowych. Zamiast tego dzielmy się z nimi często swoimi raportami A3 (dzielmy się „małymi partiami”). W tym czasie możemy na dokumencie robić notatki ze spotkań, aby nie utracić tego, czego dowiemy się dzięki zaangażowaniu innych osób.
A co z osiąganiem konsensusu?
Oczywiście przyjdzie czas, kiedy trzeba będzie zebrać wszystkich interesariuszy i osiągnąć konsensus. Wtedy trzeba „zaprezentować” swój raport A3, ale nadal powinniśmy myśleć w kategoriach „dzielenia się” nim. Jednym ze sposobów skutecznego dzielenia się w tej sytuacji jest dostarczenie kopii raportu A3 każdemu uczestnikowi spotkania. To tylko jedna strona (w porównaniu do 30 lub więcej slajdów w przypadku prezentacji w PowerPoint). Zebrani mogą patrzeć na ekran, aby śledzić historię, ale mogą również odnieść się do swojego egzemplarza, aby uzyskać wszelkie szczegóły. Będą czuć się bardziej związani z tematem, jeśli w rękach będą trzymać dokument. Zachowajmy również jedną kopię dla siebie, aby móc robić notatki w miarę pozyskiwania dodatkowych informacji z dyskusji i jednocześnie tworzyć protokoły ze spotkań.