O wiele częściej, niż byśmy chcieli, docierają do nas sygnały, że coś nie działa tak, jak powinno. Mimo konkretnych dowodów mamy opór przed przyznaniem, że jest problem i że trzeba zareagować. Rozwiązanie zwyczajnie nie nadchodzi. Albo pojawia się zbyt późno, a kiedy już jest, okazuje się nieadekwatne. Gdy w końcu dostrzegamy skalę sytuacji, szkody są już duże, a czasem nieodwracalnie. Tego typu nieprawidłowości utrudniają realizację strategii i dostarczanie klientom tego, co im obiecaliśmy.
Prawdopodobnie sami już doświadczyliście tego w swojej organizacji. I być może zadajecie sobie pytania: co musimy robić inaczej, by unikać takich sytuacji? Jak reagować na nieprawidłowości szybciej i skuteczniej? I co równie ważne, jak mieć pewność, że te działania są spójne z celami strategicznymi i priorytetami firmy?
Rozwiązywanie problemów na co dzień
Jednym z fundamentalnych elementów, które sprawiają, że firma pozostaje konkurencyjna, jest jej zdolność do radzenia sobie z problemami na co dzień, zgodnie z przyjętą strategią. Z naszego doświadczenia, zdobytego poprzez wsparcie dziesiątek firm w ramach zasad i praktyk Lean Management, wynika, że niektóre organizacje są bardziej efektywne w zarządzaniu takimi sytuacjami.
Jednym z czynników odróżniających lepiej prosperujące firmy jest stosowanie niezwykle efektywnego procesu codziennego zarządzania. Proces ten strukturyzuje i przyśpiesza rozwiązywanie problemów, gwarantując, że wszyscy pracownicy, każdego dnia, pracując w małych zespołach, angażują się w identyfikowanie, analizę oraz eliminację odchyleń i nieprawidłowości, które mogą wystąpić w ramach realizacji celów strategicznych.
Codzienne zarządzanie przyśpiesza coraz częstsze modyfikacje, które są dziś niezbędne, aby aktualizować i udoskonalać strategię firmy częściej niż podczas tradycyjnych przeglądów półrocznych czy rocznych. Ten sposób działania umożliwia głęboką zmianę kulturową, ponieważ przekształca metody zarządzania poprzez zaangażowanie wszystkich, włącznie z pracownikami pierwszej linii, i ukierunkowanie ich działań na priorytety strategiczne firmy.
Zorientowaliśmy się, jak duże jest zainteresowanie tym tematem, dzięki pozytywnemu odbiorowi naszego artykułu Jak stworzyć skuteczny system codziennego zarządzania, opublikowanego w połowie 2015 roku na łamach „Planet Lean”, internetowego magazynu Lean Global Network. Przez dwa kolejne lata był to najczęściej czytany tekst zarówno na stronie magazynu, jak i na portalu Lean Institute Brazil (w wersji portugalskiej).
To właśnie skłoniło nas do napisania książki, aby pogłębić temat i wesprzeć firmy oraz praktyków Lean w budowaniu solidnego systemu codziennego zarządzania.
Strategia realizowana każdego dnia przez wszystkich pracowników
Wyobraźcie sobie, że…
- Proces reagowania i podejmowania decyzji jest szybki i zapewnia osiąganie wyników we wszystkich obszarach firmy. Codzienne zarządzanie pozwala wszystkim zaangażowanym w proces sprawdzić, czy wszystko przebiega zgodnie z ustalonymi oczekiwaniami, a w przypadku wystąpienia nieprawidłowości – szybko zareagować.
- Strategia firmy jest żywa, weryfikowana i korygowana każdego dnia. Codzienne zarządzanie jest główną metodą łączenia strategii z rzeczywistymi procesami i sprawia, że cele biznesowe stają się widoczne, konkretne i możliwe do realizacji na wszystkich poziomach organizacji, dzięki ich codziennemu monitorowaniu.
- Wszystkie obszary i procesy firmy mają cele zgodne ze strategią. Codzienne zarządzanie wyznacza jasne zadania, pozwala codziennie je monitorować i łączyć wskaźniki z codziennymi działaniami zmierzającymi do realizacji owych zadań.
- Wszyscy pracownicy dostrzegają, jak ich praca łączy się ze strategią, i rozumieją, w jaki sposób tworzą wartość dodaną dla klientów. Codzienne zarządzanie łączy pracę poszczególnych osób z konkretnym celem danego obszaru, który z kolei jest powiązany z dostarczaniem wartości klientom.
- Wszyscy pracownicy angażują się w rozwiązywanie problemów w miejscu pracy, które pod względem psychologicznym jest bezpiecznym środowiskiem codziennej nauki, eksperymentowania i doskonalenia. Codzienne zarządzanie jest skuteczną metodą rozwijania umiejętności pracowników, ponieważ sprawia, że miejsce pracy jest praktycznym laboratorium, w którym wszyscy uczą się i doskonalą każdego dnia, kierując się zasadami przywództwa Lean.
Codzienne zarządzanie to przejrzysta metoda, która pozwala wszystkim osobom bezpośrednio zaangażowanym w osiąganie codziennych wyników danego obszaru lub procesu porównać rezultaty z celami. Podczas szybkich codziennych spotkań grupy robocze omawiają problemy i podejmują właściwe decyzje w najkrótszym możliwym czasie. Jeśli tak się nie dzieje, uruchamiany jest ustrukturyzowany system wsparcia ze strony przywództwa.
Codzienne rozwiązywanie problemów, zarówno na poziomie operacyjnym, jak i zarządczym, ma ogromny wpływ na osiągnięcie oczekiwanych wyników poprzez identyfikację nieprawidłowości, kiedy są one jeszcze niewielkie. Zapewnia też elastyczność potrzebną do reorientacji strategicznej, ponieważ pracując na pierwszej linii, łatwiej dostrzega się wahania popytu.
Jeśli chcecie pogłębić znajomość tematu, sięgnijcie po książkę Daily Management – codzienne zarządzanie. Wprowadzi was ona w koncepcje i praktyki codziennego zarządzania, dzięki czemu będziecie mogli zastosować je w swojej organizacji. Książka zawiera niezbędne wytyczne dotyczące projektowania, wdrażania i utrzymywania systemu codziennego zarządzania. Składa się z pięciu części:
Część I – Czym jest codzienne zarządzanie. Podczas lektury tej części poznacie podstawowe koncepcje codziennego zarządzania na poziomie operacyjnym i zarządczym, jego główne korzyści i trzy podstawowe elementy – zobowiązanie, wskaźniki kontrolne i rozwiązywanie problemów.
Część II – Projektowanie codziennego zarządzania. W tej części dowiecie się, jak połączyć wykonywanie pracy ze strategią, jak ustalić wskaźniki do codziennego monitorowania oraz jak stosować procesy i metody rozwiązywania problemów.
Część III – Codzienne zarządzanie w praktyce. W tej części poznacie praktyki, jakie powinny być stosowane przez zespoły i liderów, oraz to, jakie nastawienie powinni oni mieć do codziennego monitorowania i rozwiązywania problemów, które są zasadniczymi elementami systemu codziennego zarządzania.
Część IV – Przykłady codziennego zarządzania. Dzięki studiom przypadków i praktycznym przykładom inspirowanym prawdziwymi firmami dowiecie się, jak stosować codzienne zarządzanie w różnych środowiskach, takich jak: przekształcenie firmy produkcyjnej, poprawa opieki w klinice onkologicznej, ułatwienie życia studentom na uniwersytecie, zmniejszenie liczby błędów w tworzeniu oprogramowania przez bank i dostawcę IT, zwiększenie wydajności zbiorów w rolnictwie oraz generowanie nowej wiedzy w rozwoju produktu.
Część V – Wspieranie i doskonalenie codziennego zarządzania. Tu zrozumiecie nie tylko, jak utrzymać codzienne praktyki zarządcze, lecz także jak je stale usprawniać (to wciąż zmieniający się proces, ewoluujący wraz z wiedzą i dojrzałością zespołów i liderów). Dowiecie się również, jak dostosowywać obowiązki i cele podczas reorientacji strategicznej.
Koniec z gaszeniem pożarów
Zastosowanie omawianych tutaj praktyk pozwoli wam uniknąć lawiny zaległych tematów i powolnego czasu reakcji na nieprawidłowości. Rozwiniecie niezwykłą elastyczność i biegłość w rozwiązywaniu problemów i eliminowaniu przeszkód, które uniemożliwiają osiągnięcie pożądanych rezultatów, dzięki czemu zmniejszycie niestabilność procesu. Praktyki codziennego zarządzania zmienią nastawienie ludzi, radykalnie ograniczając „bohaterskie” działania polegające na gaszeniu pożarów, które wysysają energię z liderów, odwracając ich uwagę od usprawnień. Zwiększą świadomość wagi wszystkiego, co robicie. Wyeliminują frustrację związaną ze sformułowanymi strategiami, które nigdy nie są realizowane, ponieważ nie wdraża się ich prawidłowo. W końcu umożliwią codzienne uczenie się wszystkich w zespole, w środowisku bezpiecznym pod względem psychologicznym.
Jeśli jeszcze nie wkroczyliście na ścieżkę codziennego zarządzania, ta książka może być dobrym początkiem. Jeśli proces codziennego zarządzania wdrożono już w waszej firmie lub w waszym obszarze, książka pomoże wam go udoskonalić, sprawiając, że codzienne zarządzanie będzie jeszcze bardziej użyteczne i skuteczne. Przedstawione przez nas wnioski pozwolą lepiej przygotować firmę do stawienia czoła konkurencji. Ponadto system zarządzania stanie się znacznie szybciej reagujący w obliczu presji ze strony wymagających klientów, nowych firm, nowych technologii i nowych modeli biznesowych w środowisku, które wymaga częstych adaptacji i transformacji.
Niniejszy artykuł został opracowany na podstawie książki Daily Management – codzienne zarządzanie. Książka ukazała się nakładem Wydawnictwa Lean Enterprise Institute Polska i jest dostępna tutaj.