Nowe produkty, nowe linie, zmiany technologiczne i rotacja ludzi sprawiają, że firmy muszą coraz szybciej wdrażać nowych pracowników i przekazywać wiedzę o pracy. Sama instrukcja nie wystarcza, istotne jest to, czy pracownik potrafi właściwie wykonać zadanie, rozumie najważniejsze punkty procesu i wie, dlaczego należy postępować właśnie w taki sposób.
Z takim wyzwaniem mierzyła się również firma WAGO w okresie intensywnego rozwoju. Rosnąca skala działalności zwiększała ryzyko problemów z efektywnością i jakością. Jedną z odpowiedzi firmy był program TWI – Training Within Industry.
Za TWI stoi proste założenie: jeśli chcemy mieć dobrze wyszkolonych pracowników, musimy najpierw nauczyć przełożonych, jak skutecznie ich rozwijać.
Co to jest TWI – Training Within Industry?
TWI, czyli Training Within Industry, to program rozwijania podstawowych umiejętności osób, które odpowiadają za pracę innych. Powstał w USA podczas II wojny światowej, kiedy przemysł musiał w krótkim czasie wdrażać ogromną liczbę nowych pracowników, utrzymując jednocześnie wymaganą jakość i wydajność.
W TWI pojęcie przełożonego jest rozumiane szeroko. To nie tylko kierownik czy menedżer, ale każda osoba odpowiedzialna za ludzi lub kierująca pracą innych: brygadzista, mistrz, lider zespołu, dyrektor, a w określonych sytuacjach także doświadczony pracownik uczący innych wykonywania pracy.
Program odpowiada na trzy podstawowe potrzeby przełożonego: jak dobrze nauczyć pracownika wykonywania pracy, jak ją doskonalić oraz jak skutecznie współpracować z ludźmi. Choć technologie i procesy się zmieniły, te trzy zadania przełożonego pozostają aktualne. Dlatego TWI nadal znajduje zastosowanie w rozwijaniu osób odpowiedzialnych za pracę innych.
Pięć wymagań wobec dobrego przełożonego według TWI i metody TWI
Jednym z fundamentów programu TWI jest model pięciu wymagań wobec dobrego przełożonego. Pokazuje on, że samo doświadczenie zawodowe czy znajomość procesu nie wystarczą, aby skutecznie kierować pracą innych.
Pięć wymagań to: wiedza o pracy, wiedza o odpowiedzialności, umiejętność instruowania, umiejętność doskonalenia metod pracy oraz umiejętność kierowania ludźmi. Przełożony powinien nie tylko posiadać wiedzę o pracy, lecz także rozumieć zarówno sposób wykonywania zadań, jak i zasady, procedury oraz zakres odpowiedzialności obowiązujące w organizacji. Do tego dochodzą trzy umiejętności: instruowanie pracowników, doskonalenie metod pracy i przywództwo.
Instruowanie Pracowników (Job Instruction, TWI JI) – jak dobrze nauczyć wykonywania pracy
Metoda Instruowanie Pracowników pomaga przełożonemu przekazywać wiedzę o pracy w sposób uporządkowany i powtarzalny. Jej celem jest doprowadzenie do sytuacji, w której pracownik nie tylko wie, co ma zrobić, ale potrafi wykonać zadanie właściwie, bezpiecznie i zgodnie ze standardem.
Dobrze rozwinięta umiejętność instruowania przekłada się m.in. na mniejszą liczbę braków, reklamacji i poprawek, mniej wypadków oraz mniej uszkodzeń maszyn i wyposażenia. Sama wiedza przełożonego nie wystarcza, jeśli bowiem nie potrafi jej skutecznie przekazać, trudno oczekiwać stabilnych rezultatów pracy zespołu.
Metoda opiera się na czterech krokach: przygotuj pracownika, zaprezentuj pracę, sprawdź, czy potrafi ją wykonać, a następnie zapewnij właściwy nadzór. W TWI odpowiedzialność za efekt szkolenia spoczywa na instruktorze. Dlatego jednym z najbardziej charakterystycznych zdań programu jest: „Jeżeli pracownik nie umie, to oznacza, że instruktor go nie nauczył”.
Doskonalenie Metod Pracy (Job Methods, TWI JM) – jak lepiej wykorzystać dostępne zasoby
Doskonalenie Metod Pracy rozwija umiejętność analizowania sposobu wykonywania zadań i szukania prostszych, efektywniejszych rozwiązań. Przełożony uczy się rozkładać pracę na poszczególne elementy, a następnie sprawdzać, co można wyeliminować, połączyć, przestawić lub uprościć.
Celem jest lepsze wykorzystanie ludzi, maszyn i materiałów, a w konsekwencji poprawa wydajności i jakości. Ważną rolę odgrywa tu przełożony, który zna pracę zespołu i potrafi wspólnie z ludźmi szukać lepszego sposobu jej wykonania.
Relacje z Pracownikami (Job Relations, TWI JR) – jak zapobiegać problemom i dobrze na nie reagować
Metoda Relacje z Pracownikami koncentruje się na współpracy z ludźmi. Wynik przełożonego zależy od wyników pracy innych osób, dlatego jego zadaniem jest nie tylko organizowanie pracy, ale także budowanie warunków do dobrej współpracy.
TWI uczy, jak zapobiegać problemom w relacjach oraz jak postępować, kiedy problem już się pojawi. Chodzi o zdobywanie zaangażowania ludzi, podejmowanie decyzji na podstawie faktów i sprawdzanie rezultatów podjętych działań.
Co TWI ma wspólnego z Toyota Production System?
Elementy metod TWI można odnaleźć w praktykach stosowanych w Toyota Production System. Nie oznacza to, że TWI „stworzyło” Toyota Production System, ale wiele zasad programu znalazło później swoje miejsce w sposobie organizowania pracy, rozwijania ludzi i doskonalenia procesów w Toyocie.
Autorzy Podręcznika TWI opisują wizytę w fabryce Toyoty w Georgetown, gdzie odnaleźli praktyczne ślady metody Instruowania Pracowników, m.in. Arkusze Podziału Pracy oraz czterokrokową logikę szkolenia operatorów. W podręczniku pokazano także związki między Instruowaniem Pracowników a pracą standaryzowaną, Doskonaleniem Metod Pracy a kaizen oraz Relacjami z Pracownikami a budowaniem współpracy i odpowiedzialności. Dlatego TWI warto traktować jako jedno z ważnych źródeł praktyk, które później stały się charakterystyczne dla systemu Toyoty.
TWI w praktyce – doświadczenia WAGO
Dobrym przykładem tego, jak TWI może wspierać rozwój organizacji, jest wdrożenie programu w WAGO. Firma rozpoczęła pracę z TWI w 2018 roku, w okresie intensywnego rozwoju. Wraz ze wzrostem skali działalności rosło ryzyko spadku efektywności i problemów jakościowych.
Wdrożenie nie ograniczyło się do szkoleń. Firma przygotowała grupę instruktorów TWI, zaangażowała kadrę zarządzającą i równolegle uporządkowała procesy. Standardy zostały doprecyzowane, najlepsze metody montażu opisane, a instruktorzy ćwiczyli praktyczny sposób uczenia pracowników. Dzięki temu TWI zostało powiązane z rzeczywistym sposobem wykonywania pracy na produkcji.
WAGO odnotowało poprawę wydajności i jakości oraz spadek liczby błędów montażowych. Zmienił się również sposób szkolenia: pracownicy nie tylko otrzymywali instrukcję, ale lepiej rozumieli, co, jak i dlaczego mają wykonywać. Szkolenia przestały być mechanicznym przekazywaniem instrukcji, natomiast stały się okazją do lepszego zrozumienia produktu i konsekwencji popełnianych błędów. Nawet doświadczeni operatorzy modyfikowali swój sposób pracy, osiągając lepsze wyniki przy mniejszej liczbie pomyłek.
Największą zmianę widać w czasie potrzebnym do osiągnięcia normy przez nowych pracowników lub osoby wdrażane do nowych produktów. Wcześniej było to od 2 do nawet 60 dni, obecnie od 1 do 10 dni.
Doświadczenie WAGO pokazuje, że skuteczność TWI nie wynika z samego szkolenia. Potrzebne są: dobry standard pracy, przygotowani instruktorzy, wsparcie przełożonych i konsekwencja w stosowaniu metody. Po ośmiu latach firma nadal rozwija TWI w kolejnych obszarach produkcji.
Czy TWI można stosować poza produkcją?
TWI powstało dla przemysłu, ale jego zasady nie ograniczają się do produkcji. Można je stosować wszędzie tam, gdzie trzeba skutecznie przekazywać wiedzę, rozwijać umiejętności pracowników i poprawiać sposób wykonywania pracy.
WAGO, które zaczynało od montażu ręcznego, rozwija to podejście także w bardziej złożonych czynnościach i procesach technicznych. Metoda może mieć zastosowanie m.in. w utrzymaniu ruchu, logistyce, jakości czy innych obszarach, w których wiedza doświadczonych pracowników musi być skutecznie przekazywana kolejnym osobom.
Od czego zacząć poznawanie TWI?
Dobrym punktem wyjścia jest Podręcznik TWI Patricka Grauppa i Roberta J. Wrony. To książka zarówno dla osób, które dopiero zaczynają interesować się Training Within Industry, jak i dla tych, które znają już TWI i chcą uporządkować oraz pogłębić swoją wiedzę.
Książka prowadzi przez podstawy programu i jego najważniejsze metody, pokazując nie tylko ich założenia, ale również praktyczne zastosowanie. Zawiera przykłady i studia przypadków, dzięki którym łatwiej zrozumieć, jak TWI może wyglądać w codziennej pracy przełożonego i całej organizacji.
Podręcznik TWI warto traktować nie jako książkę do jednorazowego przeczytania, lecz jako praktyczne źródło, do którego można wracać podczas rozwijania umiejętności instruowania pracowników, doskonalenia pracy i kierowania ludźmi.
Artykuł powstał na podstawie Podręcznika TWI oraz doświadczeń wdrożeniowych WAGO i Lean Enterprise Institute Polska. Nowe, rozszerzone wydanie Podręcznika TWI ukazało się pod patronatem WAGO i jest dostępne w księgarni Leanbooks.pl.